ECF FAQs

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Perguntas e Respostas sobre ECF

Perguntas e Respostas sobre ECF

Quem está obrigado ao uso do ECF?

Todo contribuinte que faça venda a consumidor final e não esteja dispensado em situações especificas (Convênio ECF 01/98).

O que é concomitância?

É a condição estabelecida para o programa aplicativo do usuário enviar comandos para o dispositivo de visualização e para o ECF, simultaneamente de forma a garantir a impressão do item quando da sua visualização. A concomitância deve ocorrer apenas quando da efetiva transação comercial. Ou seja, não há que se falar em concomitância quando se realizam operações de consultas de preços, reservas de produtos, emissão de orçamentos, pedidos, etc (caso autorizados) (Cláusula 85ª do Convênio ICMS 85/01).

Quais são as situações específicas que permitem dispensa do ECF?

  1. empresa com faturamento inferior a R$ 120.000,00 que não utilizem sistema de processamento de dados {Convênio ECF 01/98};
  2. estabelecimentos de ensino {Port. 91/02};
  3. corretoras, {Port. 91/02};
  4. transporte coletivo público {Port. 173/01};
  5. prestadoras de serviços preponderantemente à pessoa jurídica (mais de 50%) {Port. 173/01};
  6. emitentes de Nota Fiscal modelo 1 ou 1A, utilizando emissão eletrônica e cuja receita bruta proveniente de vendas ou serviços para pessoa jurídica (mais de 50%), se estiver apresentando em dia os arquivos do SINTEGRA {Port. 07/03};
  7. concessionária de veículos, se estiver apresentando em dia os arquivos do SINTEGRA {Port. 07/03};
  8. As agências de turismo estão temporariamente desobrigadas do uso de ECF e da integração da transferência eletrônica de fundos TEF. (ver Convênio ICMS n.º 84/2001 em www.fazenda.gov.br/confaz); Nota:
    1. Ressaltamos que para todas as empresas há obrigação de emitir documento fiscal de todas as operações e prestações que realizarem, caso verifique a impossibilidade de emissão manual torna-se necessário a automação (art. 78 do RICMS aplicável ao ISS por força do art. 100 do RISS)
    2. Verificar nas legislações citadas as formalidades para a dispensa.
    3. Toda a legislação citada pode ser encontrada em www.fazenda.df.gov.br / Emissor de Cupom Fiscal / Legislação.

É permitido a utilização de equipamento emissor de Cupom Fiscal em empresa não obrigada a ter inscrição estadual?

Não, A Legislação dispõe que o ECF é voltado para o controle de operações fiscais e emissão de documentos fiscais, (cláusula segunda do Convênio ICMS 85/01) não cabendo sua utilização por não contribuinte. Estes equipamentos têm sua comercialização controlada, sendo que o fabricante tem por obrigação informar a quem vendeu cada unidade produzida (cláusula 69ª do Convênio ICMS 85/01) e responde pelo uso indevido juntamente com o usuário e a credenciada. Ressaltamos que para inicialização do ECF é necessário informar o número de inscrição estadual, sem o qual o mesmo não funciona, (cláusula 67ª, inciso IV, do Convênio ICMS 85/01) e que qualquer dado registrado de forma diferente dos nossos cadastros pode ser entendido como falsidade ideológica. (art. 1º da Lei Federal 8.137/90).

Como deve ser feito o pedido de autorização de uso do ECF?

Através da Empresa Credenciada, será feito requerimento em formulário padrão denominado "Pedido de Uso ou Cessação de Uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal".

Em quais casos pode-se cessar o uso do ECF?

Por solicitação do contribuinte nos seguintes casos:

  1. substituição de equipamento;
  2. redução da quantidade do número de caixas e encerramento das atividades comerciais da empresa;
  3. quando ocorrer defeito que implique na substituição da Memória Fiscal e o ECF não for mais autorizável;
  4. por iniciativa da Secretaria de Fazenda (ex-officio) quando for constatado que o uso do equipamento não assegura o controle fiscal das vendas.

Em caso de roubo do equipamento ECF, qual o procedimento a ser adotado?

O contribuinte deverá providenciar:

  1. comunicação pelo contribuinte, à repartição fiscal de sua circunscrição, no prazo de quinze dias, a contar da data da ocorrência acompanhada de:
    1. registro da Ocorrência Policial junto à Delegacia de Crimes contra a Ordem Tributária;
    2. publicação do roubo ou extravio em jornal local de grande circulação, ou no Diário Oficial do Distrito Federal;
  2. a Cessação de Uso do ECF - por intermédio da empresa credenciada;
  3. o estorno do aproveitamento do valor do benefício relativo às parcelas remanescentes, a contar da data da ocorrência do fato, em se tratando de ECF

adquirido com benefício concedido pela Secretaria. (art. 210 do RICMS, art. 4º da Lei Complementar 53/97, item 6.2 do Dec. 23.045/02)


Quando o equipamento for autorizado para uso em um estabelecimento, poderá ser removido para outro estabelecimento da mesma empresa?

Não. Uma vez autorizado o uso do equipamento, sua remoção para outro estabelecimento, ainda que do mesmo titular, somente será permitida após deferida a cessação de uso e efetuada sua relacração.

O que devo fazer quando não puder usar o ECF?

Quando não for possível a emissão do Cupom Fiscal ou da Nota Fiscal de Venda a Consumidor (via ECF), em decorrência de sinistro ou por razões técnicas, serão preenchidos manual, datilográfica ou eletronicamente:

  1. Nota Fiscal de Venda a Consumidor modelo 2 ou a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, em substituição ao Cupom Fiscal ou Nota Fiscal de Venda ao Consumidor

emitidas via ECF;

O contribuinte usuário de ECF poderá emitir nota fiscal de venda a consumidor por meio manual?

Não. Exceto nos casos fortuitos ou por motivo de força maior, tais como falta de energia elétrica, quebra, furto ou roubo do equipamento, que impliquem na impossibilidade de uso do ECF, ocasião na qual será permitida a emissão de documento fiscal por qualquer outro meio, inclusive o manual, devendo ser feitas as anotações no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO), modelo 6, o motivo e data da ocorrência e os números, inicial e final dos documentos fiscais emitidos.(Conv. 1/98). As notas fiscais emitidas serão escrituradas normalmente no livro Registro de Saídas.

Posso emitir outro documento para substituir o emitido no ECF e entregar ao consumidor?

Sim. Além dos documentos fiscais emitidos no ECF, serão emitidos, em relação a mesma operação e/ou prestação:

  1. A Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, se a legislação Federal dispuser desta forma;(as vendas relacionadas a processo licitatórios).
  2. A Nota Fiscal de Venda a Consumidor modelo 2 ou a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, quando houver solicitação do adquirente dos bens.
  • Obs:Caso o adquirente do bem ou o usuário do serviço solicite a Nota Fiscal de Venda ou a Nota Fiscal, estas poderão ser emitidas para entrega ao adquirente, mas em nenhuma hipótese a empresa esta desobrigada de emissão do Cupom Fiscal, devendo este ser emitido antes dos documentos citados. A

empresa, nos casos acima, deverá anexar o Cupom Fiscal à via fixa do documento fiscal emitido e consignar nas vias deste, o número seqüencial atribuído no estabelecimento para o ECF e o número do Cupom Fiscal.

O adquirente de um produto poderá se creditar do imposto quando a venda for realizada por um ECF?

Não. A venda efetuada através de ECF não propicia crédito do imposto ao adquirente do produto. Havendo interesse, deverá ser emitida Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, hipótese em que serão anotados, nas vias do documento fiscal emitido, os números de ordem do cupom fiscal e do ECF, este atribuído pelo estabelecimento;

Como devo proceder para escriturar os documentos fiscais não emitidos no ECF?

Os documentos fiscais emitidos em substituição àqueles emitidos no ECF deverão ser registrados na coluna "OBSERVAÇÕES" do livro Registro de Saídas, indicando-se o número e a série do documento fiscal.As operações registradas nesses documentos estarão registradas nos respectivos documentos fiscais emitidos no ECF, sendo debitados quando da escrituração da Redução Z emitida no ECF.Sempre que houver emissão de documentos fiscais que não sejam em substituição aos emitidos no ECF, a escrituração será efetuada, no livro Registro de Saídas, em linha diversa às utilizadas para a escrituração do Mapa Resumo ECF ou da Redução Z.

Posso utilizar o documento emitido no ECF para entrega no domicílio do adquirente?

Sim. Na circulação de mercadorias para entrega no domicílio do adquirente, situado neste Estado, os documentos emitidos por EFC poderão ser utilizados, desde que contenha:

  1. CNPJ ou CPF do adquirente, impresso pelo ECF em seu anverso;
  2. Nome e o endereço do adquirente, bem como a data e a hora de saída das mercadorias, em seu anverso.

Devo emitir Cupom Fiscal quando realizar operações ou prestações com empresa contribuinte do ICMS?

Não.O documento deve ser sempre a Nota Fiscal.Operações ou prestações entre contribuintes sempre devem ser acobertados com emissão de Nota Fiscal.Os documentos emitidos nos modelos de ECF hoje existentes, somente devem ser utilizados para operações ou prestações com consumidor não contribuinte do ICMS.

Posso utilizar outro tipo de equipamento impressor no estabelecimento comercial?

É vedada a utilização ou a permanência, no recinto de atendimento ao público, de equipamento que possibilite registro de dados relativos à operação com mercadorias ou prestação de serviços do estabelecimento, sem que a Fiscalização de Tributos Estaduais tenha autorizado o equipamento a integrar sistema de emissão de documentos fiscais, sujeitando-se à apreensão, sem prejuízo das demais penalidades legais, o equipamento encontrado em desacordo com esta disposição.(Lei 8.820/89 art.44, II).

Como devo proceder nos casos de trocas ou de devoluções de mercadorias?

Em virtude de garantia, troca, inadimplemento do comprador ou desfazimento do negócio, a mercadoria devolvida por pessoa não obrigada à emissão de Nota Fiscal ou considerada não contribuinte do ICMS poderá ser recebida pelo vendedor. O vendedor poderá se creditar do imposto debitado por ocasião da saída da mercadoria, desde que haja prova idônea da devolução (parcial ou total).Deve ser emitida Nota Fiscal na entrada da mercadoria, fazendo-se menção ao documento fiscal originário (Cupom Fiscal, Nota Fiscal ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor) e se obtendo, na Nota Fiscal de Entrada ou em documento apartado, declaração assinada pela pessoa que efetuar a devolução.

O cupom fiscal serve como comprovante de custos e despesas perante a legislação do Imposto de Renda?

De acordo com a Lei Federal nº 9.532/97, para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, no âmbito da legislação do imposto de renda e da contribuição social sobre o lucro líquido, os documentos emitidos pelo ECF devem conter, em relação à pessoa física ou jurídica compradora, no mínimo: Sua identificação, mediante a indicação do CPF ou CGC, conforme o caso; -A descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por código; Data e valor da operação.

De que forma devem ser realizadas as operações com Cartão de Crédito?

A empresa obrigada ao uso do ECF, que realize operações com cartão de crédito ou por débito automático em conta corrente, deverá emitir o comprovante de pagamento relativo à operação ou prestação pelo ECF, sendo vedada a utilização de qualquer outro meio, a menos que esteja este integrado ao ECF.

O cupom fiscal pode ser cancelado?

O ECF-IF e ECF-PDV podem cancelar documentos fiscais emitidos por este sistema, desde que o cancelamento ocorra imediatamente após a sua emissão, hipótese em que devem constar, ainda que no verso do documento cancelado, as assinaturas do operador do equipamento e do supervisor do estabelecimento, devendo o cupom de cancelamento ser anexado ao respectivo documento cancelado.

Que código devo utilizar para as mercadorias?

O código utilizado para identificar as mercadorias ou prestações registradas em ECF deve ser o Número Global de Item Comercial - GTIN (Global Trade Item Number) do Sistema EAN.UCC. Na impossibilidade de se adotar este deverá ser utilizado o padrão EAN European Article Numbering e, na falta deste, admite-se a utilização de outro código, o qual deverá observar norma específica da Secretaria da Receita Federal, devendo o usuário do equipamento manter no estabelecimento, para exibição ao Fisco, listagem contendo código e descrição completa das mercadorias (Cláusula 88ª e 86ª inciso XIV do Convênio ICMS 85/01).

O que é Mapa Resumo ECF?

É um documento auxiliar utilizado para escrituração do Livro de Saídas. Nesse documento são lançadas as informações contidas na Redução Z emitida em cada ECF autorizado para uso no estabelecimento. Isso permite fazer um resumo das operações ou prestações registradas diariamente para o estabelecimento, sendo então transferidas para o Livro de Saída. O estabelecimento que possui até três equipamentos ECF está dispensado do uso de Mapa Resumo ECF, desde que tais equipamentos não possuam a opção de cancelamento ou desconto (art. 57 da Portaria 799/97).

Nos casos de cancelamento do Cupom Fiscal de Serviços, como devo proceder?

O cancelamento de serviço é uma situação anômala, haja vista que a obrigação de emitir o cupom está associada à prestação do serviço (fato gerador), isto é, o serviço já foi prestado. Portanto, salvo melhor entendimento, trata-se de um estorno financeiro, decorrente da insatisfação do consumidor em relação à qualidade ou resultado desse serviço, sem prejuízo para o Imposto Sobre Serviços (ISS), incidente sobre o preço. Nesse caso, não haverá cancelamento do serviço, mantendo-se a emissão do cupom ou da Nota Fiscal, uma vez que o fato gerador do ISS efetivamente ocorreu. Por outro lado, caso tenha havido um erro na emissão do cupom (valor ou quantidade a maior, descrição incorreta etc), identificado imediatamente após a sua totalização, deverá ser emitido o Cupom Fiscal de cancelamento, devendo ambos ser guardados pelo prazo decadencial. (art. 54 da Port. 799/97).

Como proceder quando o Cupom Fiscal de ISS for registrado com erro de valor ou quantidade e somente foi identificado após a redução Z?

Se esse erro não for constatado logo após a emissão do cupom, impossibilitando o seu cancelamento, o usuário do ECF deverá efetuar a correção nos livros, caso o imposto ainda não tenha sido pago conforme dispõe o § 6º do artigo 49 do RICMS, aplicável ao ISS por força do artigo 100 do Dec 16128/94-RISS, devendo o contribuinte manter à disposição do Fisco os documentos comprobatórios do registro indevido (1.ª via do cupom com erro e fita-detalhe, Leitura da Memória Fiscal etc), a fim de possibilitar a análise do erro e do lançamento a menor no LRSP, bem como memória de cálculo com Nome, CPF e telefone da pessoa que recebeu o cupom com erro.

A carta de correção é suficiente para sanar qualquer erro na Nota Fiscal?

A carta de correção, segundo o RICMS, (art. 53) presta-se somente para a correção do imposto destacado a maior. Se houver erro em qualquer outro campo e este estiver entre os que tornam o documento inidôneo, (art. 153) o emitente deverá cancelar a nota original e emitir uma nova, ou Nota Fiscal complementar no caso de imposto a menor.

Em caso de erro em notas fiscais emitidas por processo eletrônico é possível cancelar a mesma e emitir outra com mesmo número?

Não, o sistema não pode repetir número de Nota Fiscal. O Art. 153, § 1º, do Dec. 18.955/97 diz que é inidôneo, para todos os efeitos fiscais, fazendo prova apenas em favor do Fisco, o documento que possuir, em relação a outro documento do contribuinte, o mesmo número de ordem (paralelas), não importando o meio de emissão ou se houve cancelamento.

Que leituras emite o ECF e quais documentos devem ser guardados por 5 anos?

  1. A Leitura X - deve ser feita no início e no final da fita-detalhe e a qualquer momento, a pedido da fiscalização ou no interesse do usuário.
  2. Redução Z - emitido no final do dia e serve de base para escrituração do Mapa Resumo ou é lançada diretamente nos livros fiscais, refletindo as

venda do produto ou serviços registrados no ECF nas alíquota respectivas de acordo com a situação tributária (7%, 12%, 17%, 25%, etc). Deve ser guardada em ordem cronológica, por equipamento;

  1. Leitura da Memória Fiscal - deve ser tirada obrigatoriamente no último dia de funcionamento de cada mês, logo após a Redução Z deste dia. Guardar

anexo a última Redução Z do mês;

  1. Cupons ficais cancelados e cupons fiscais cancelamento - deverá conter, ainda que no verso, as assinaturas do operador do ECF e do responsável pelo

estabelecimento, emita, diariamente, Nota Fiscal de entrada englobando todas as anulações do dia, a qual deverá conter anexados os Cupons Fiscais respectivos, (Art. 56 da Portaria 799/97)

  1. Fita-Detalhe representa a segunda via de todos documentos emitidos. Deve ser guardada sem seccionamento em ordem cronológica, por equipamento. Caso

haja necessidade de seccionamento da Fita para reparo do ECF deverá ser colocado nas extremidades do local seccionado a data, a hora e a assinatura do responsável pelo estabelecimento ou de quem efetuar a reparação.

  1. O Mapa Resumo de ECF é um documento de escrituração elaborado pela contabilidade com base nas Reduções Z de diversas máquinas e é obrigatório para

empresas que façam cancelamento de cupons.

Nota: Todos os documentos exceto a Leitura X devem ser guardados pelo prazo decadencial de 5 anos a contar do exercício seguinte.

Qual o procedimento para o uso do ECF fora do estabelecimento, por exemplo, em uma feira ou exposição, caso haja interesse do contribuinte?

Entendemos que obedecidas as disposições do artigo 236 e §§ do RICMS (Dec. 18.955/97) e o artigo 116 da Portaria 799/97 o ECF pode ser utilizado fora do estabelecimento, observando o seguinte:

  1. Reste no estabelecimento pelo menos um outro ECF, ou este estará fechado durante o evento;
  2. Em substituição a indicação dos números das Notas Fiscais a serem emitidas por ocasião da entrega da mercadoria, especificada no inciso I do § 1º do

artigo 236, deverá constar o nº da redução Z de fechamento do movimento do dia anterior e o ECF não deve ser utilizado no estabelecimento no dia em que iniciará sua utilização no evento, Conste nesta Redução Z, ainda que no verso, a destinação dada ao ECF;

  1. As operações referentes ao evento sejam realizadas entre Reduções Z distintas;
  2. O evento seja realizado nos limites do DF, devido à territorialidade da legislação (Port. 799/97).
  3. Seja lançado, na parte relativa ao registro de ocorrências, do Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências

(RUDFTO),declaração referente a esta utilização especificando:

    1. o ECF por marca, modelo e número de fabricação;
    2. o local e o período desta utilização;
    3. o número da última Redução Z, emitida antes do envio do ECF e quando do retorno do ECF;
    4. número do COO do primeiro e do último documento emitido fora do estabelecimento;
    5. data e assinatura do sócio da empresa.

Necessito comunicar a secretaria sobre o uso do ECF fora do estabelecimento?

Não, A legislação não prevê (Portaria 799 art. 116), deve-se apenas observar as disposições dos artigos 236 e §§ do RICMS. Ressaltamos que a autorização para montar quiosque provisório deve ser feita junto à agência da receita da circunscrição da empresa.

Quando podemos dizer que o equipamento está em situação irregular?

  1. se não estiver autorizado para uso fiscal;
  2. não estiver devidamente lacrado;
  3. não estiver com o Comprovante de autorização em local visível ao publico;
  4. estiver sendo utilizado em estabelecimento distinto daquele para o qual tenha sido autorizado;
  5. estiver emitindo documentos de forma diferente ao previsto pelo convênio que o instituiu ou seu ato homologatório.